Embedded Files
Natuurlijk start je liefst met de communicatiestrategie. Maar het programma is al gestart en er moet gecommuniceerd worden.
Begin met de hoogste prioriteit
Het is niet moeilijk om te ontdekken welke communicatie de hoogste prioriteit heeft. Zodra jouw naam is genoemd in het programmateam, zul je te horen krijgen wat eigenlijk gisteren al geregeld had moeten worden. Doe wat nodig is. Ook al heb je nog geen communicatiestrategie en een goed beeld van wat het programma inhoudt.
Maar laat je niet te lang leiden door de planning van de programmamanager. Neem de regie zo snel mogelijk over en beoordeel zelf wat prioriteit heeft. Grote kans dat de zaken die urgentie hebben, vanzelf komen bovendrijven als je werkt aan de communicatiestrategie.
De communicatiestrategie
Ik geef je meteen de allerbelangrijkste tip: Laat je niet opjagen door de programmamanager. De programmamanager bepaalt niet jouw planning en niet de deadline van jouw communicatiestrategie.
Neem de tijd om de communicatiestrategie goed uit te denken. Waarschijnlijk heb je alleen het programmaplan gekregen als input. En in dit plan staat geen concrete veranderstrategie omschreven. Die strategie zal jij moeten bedenken. Dat kan, maar daarvoor moet je wel eerst het programma helemaal doorgronden. Dat doe je door te praten met de programmamanager, projectleiders en stakeholders.
Zoek het antwoord op deze 3 vragen:
Waarom is deze verandering nodig of gewenst?
Wat voor soort verandering beoogt het programma?
Wie moet er veranderen?
Positioneer jezelf
Het is in het communicatievak helaas niet vanzelfsprekend dat een communicatieprofessional als een gelijkwaardige sparringpartner wordt gezien. Zodra jij je hebt opgesteld als een dienstbare ‘u vraagt wij draaien’-afdeling, kom je niet zo makkelijk meer in de lead. Stel je op als strategische professional.
Daarom geef ik je een paar tips om jezelf te positioneren als strategische sparringpartner:
Begrijp het programma grondig. Zorg ervoor dat je de doelstellingen, mijlpalen, risico’s en belangen van het programma kent.
Onderhoud contacten met alle betrokkenen. Praat niet alleen met de programmamanager, maar ook met projectleiders en andere sleutelfiguren. Zorg ervoor dat je weet waar zij mee bezig zijn en wat er speelt.
Lever pro-actief input die helpt het programma te sturen. Signaleer risico’s, rapporteer over het sentiment onder stakeholders, geef inzicht met data.
Gebruik woorden die leiderschap uitstralen. Vervang bijvoorbeeld ‘zorgt voor’ door ‘verantwoordelijk voor’.
Breng de basis op orde
Als er een communicatiestrategie is en de belangrijkste communicatie loopt, ga je de basis op orde brengen. Investeer in herbruikbare bouwstenen. Voor communicatie heb je een set van bouwstenen nodig waarmee snel kan schakelen en efficiënt en consistent kunt werken.
De basis bestaat uit de randvoorwaarden voor goede communicatie. Dat zijn:
middelen in de vorm van geld en mensen,
bronbestanden voor communicatie zoals de branding, huisstijl en kernboodschap.
set van communicatiemiddelen zoals een programmawebsites, e-mail magazine, animaties, roadmap en een LinkedIn-groep.
Report abuse