Communicatie organiseren voor je programma

Communicatie inventariseren

Help de programmamanager communicatie op te nemen in het programmaplan. Inventariseer wat het programma nodig heeft aan communicatie om succesvol te zijn.

Een programma doorloopt altijd dezelfde 4 stadia. Gebruik deze stadia als kapstok om de communicatiebehoefte te inventariseren.

Oriëntatie

Dit is de fase waarin je deze inventarisatie maakt.

Opbouw

In deze fase wordt het programmaplan gemaakt. Daarin worden de randvoorwaarden vastgelegf en de eerste stappen van de uitvoering in gang gezet.

In deze fase is communicatie nodig om een communicatiestrategie te maken. De doelen en resultaten uit het programmaplan moeten worden vertaald naar een communicatievisie, strategie en aanpak. Hierbij is een analyse van de stakeholders en de omgeving van het programma onmisbaar.

De disciplines die nodig zijn:

• communicatiestrateeg voor de strategie,

• communicatiestrateeg voor stakeholderanalyse.

Uitvoering (lancering)

De start van een programma is een eerste kennismaking met de doelen en ambities van het programma. Draagvlak creëren bij je stakeholders is in deze fase je belangrijkste communicatiedoel. Het programma moet herkenbaar en aansprekend gepresenteerd worden. Daarvoor is een identiteit, kernboodschap en branding nodig.

De disciplines die nodig zijn om de communicatie rond de landering te organiseren:

• communicatiestrateeg voor het bewaken en bijstellen van de strategie,

• communicatieadviseur voor de regie,

• designer voor visual identity en branding,

• communicatiespecialist(en) voor de uitvoering.

Uitvoering (realisatie van de communicatiedoelen)

Voor veel mensen die betrokken zijn, begint het programma in deze fase pas echt. Er wordt gewerkt aan de programmaresultaten, de programmamanager bewaakt de voortgang, beheerst ongewenste effecten en stuurt waar nodig het programma bij.

Deze fase vraagt ook de meeste communicatiekracht. De communicatiestrategie wordt vertaald naar plannen en wordt uitgevoerd. Communicatie draagt ook actief bij aan tussentijdse programmaresultaten. Bijvoorbeeld door beeld en teksten te verzorgen van een product of meer strategisch door problemen en kansen te identificeren en analyseren. Daarnaast is in complexe programma’s ook interne communicatie nodig.

De disciplines die nodig zijn om de communicatie rond de uitvoering te organiseren:

• communicatiestrateeg voor het bewaken en bijstellen van de strategie,

• communicatieadviseur voor de regie,

• communicatiespecialist(en) voor de uitvoering.

Welke specialisten nodig zijn voor de uitvoering, hangt af van waar je stakeholders zich bevinden. Dat bepaalt namelijk voor een groot deel de kanalen die je gaat inzetten. Kanalen kunnen zijn: een programmawebsite, social media, evenementen, webinars maar ook een keukentafelgesprek. Het kan ook zo zijn dat je programma nog veel dichter op stakeholders moet gaan zitten om succesvol te zijn en je participatie of omgevingsmanagement nodig hebt.

Je kunt de inventarisatie dan aanvullen met bijvoorbeeld:

• omgevingsmanager,

• online adviseur voor je online kanalen,

• social media manager voor interactie met stakeholders (webcare),

• contentspecialist voor strategische content,

• communicatieadviseur voor participatie,

• designer en DTP’er voor ontwerp en opmaak van communicatiemiddelen,

• videospecialist voor informatieve of inspirerende video’s.

Afbouw

In de laatste fase van het programma worden de resultaten verankerd. In de praktijk gaat deze fase vaak vooral over loslaten van de oude situatie en te gaan werken in de nieuwe situatie. Communicatie is er om de nieuwe situatie te bevestigen én is het vangnet voor stakeholders bij wie de verankering nog niet helemaal klaar blijkt te zijn.

De disciplines die nodig zijn om de communicatie rond de afbouw te organiseren:

• communicatiestrateeg voor het bewaken en bijstellen van de strategie,

• communicatieadviseur voor de regie,

• communicatiespecialist(en) voor de uitvoering.

Communicatiebudget inschatten

Budget

Het budget dat moet worden vrijgemaakt moet in verhouding zijn met de beoogde programmaresultaten. Hoe meer er wordt ontwikkeld, hoe meer er gecommuniceerd moet worden. En met het aantal disciplines dat je verwacht nodig te hebben. Zonder budget kan een communicatiespecialist haar of zijn werk niet uitvoeren.

Als er door een opdrachtgever toch gevraagd wordt om een overzicht van de communicatiemiddelen. Omdat dat nou eenmaal tastbaar is. Dan kun je dat prima doen aan de hand van de inventarisatie je hebt gemaakt.